文書保存（ぶんしょほぞん）

最終更新：2026/4/25

文書保存とは、一定期間経過した記録媒体上の情報を、原本または複製として維持管理する行為である。

別名・同義語記録保存資料保存

ポイント

文書保存は、法令遵守、証拠保全、業務効率化などを目的とする。近年では、電子文書の保存が重要視されている。

文書保存の概要

文書保存は、企業や組織において、業務遂行の過程で生じた記録を、定められた期間、適切な方法で保管することです。これは、法令遵守、紛争解決のための証拠保全、業務改善のための情報活用など、様々な目的のために行われます。

文書保存の対象となる記録は、紙媒体だけでなく、電子データも含まれます。具体的には、契約書、請求書、議事録、メール、システムログなどが挙げられます。近年、電子文書の量が増加しているため、電子文書の適切な保存方法が重要になっています。

文書保存の期間は、法令や社内規定によって定められます。例えば、商業帳簿は10年間、労働者の個人情報は5年間など、保存期間が定められている場合があります。保存期間が経過した文書は、適切に廃棄する必要があります。

文書保存の方法は、紙媒体と電子データで異なります。紙媒体の場合は、ファイリングシステムを用いて整理し、火災や水害から保護された場所に保管します。電子データの場合は、バックアップ体制を構築し、ウイルス感染やシステム障害から保護する必要があります。クラウドストレージを利用することも有効な手段です。

電子文書保存には、いくつかの課題があります。例えば、ファイル形式の互換性、データの改ざん防止、長期保存のためのメディアの劣化などが挙げられます。これらの課題を解決するために、標準化されたファイル形式の採用、アクセスログの記録、定期的なメディアの更新などを行う必要があります。