書記（しょき）

書記の役割と職務

書記は、組織や会議体において、議論の内容や決定事項を正確に記録する役割を担います。主な職務としては、以下のものが挙げられます。

• 議事録の作成: 会議や会合での発言内容、決定事項、議題などを記録し、議事録を作成します。議事録は、参加者への共有、記録の保管、後日の確認などに用いられます。
• 議事進行の補助: 会議の進行を円滑に進めるために、参加者の発言順序の管理、時間管理、資料の準備などの補助を行います。
• 文書管理: 会議に関連する文書（資料、議事録、報告書など）を管理します。
• 連絡調整: 会議の開催日時や場所の調整、参加者への連絡などを行います。

書記の種類

書記には、その役割や権限によって、いくつかの種類があります。

• 常設書記: 組織内に常設されている書記。継続的に議事録の作成や文書管理などの業務を行います。
• 臨時代理書記: 特定の会議や会合のために選任される書記。その会議のみを担当し、議事録を作成します。
• 議長書記: 議長が指名する書記。議長の指示のもと、議事録を作成します。

書記の選任と資格

書記の選任方法は、組織や会議体によって異なります。一般的には、組織の規則や会議の運営規則に基づいて選任されます。特別な資格は必要とされない場合が多いですが、正確な記録能力、文章作成能力、コミュニケーション能力などが求められます。

歴史

書記の役割は、古代から存在していました。古代の宮廷や寺院などでは、記録係が重要な役割を担っていました。近代に入り、議会制度が発達するにつれて、議事録の作成や文書管理を行う書記の役割が重要視されるようになりました。